Ostrá Pošta

GDPR – ako narábame s osobnými údajmi

    Ochrana osobných údajov.

    Dňom 25.05.2018 nadobudlo účinnosť Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchgto údajov, známe ako Všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov, alebo „GDPR“).
    Nakoľko spoločnosť Klinge s.r.o. (ďalej, ako „Ostrá Pošta“) nad rámec svojej franchisovej štruktúry zásadne neposkytuje žiadne osobné údaje svojich zákazníkov tretím osobám (s výnimkou poštového prepravcu, prípadne osoby spravujúcej faktúráciu a správu pohľadávok), predstavuje Nariadenie GDPR oproti doterajšej legislatíve v oblasti ochrany osobných údajov iba minimálne zmeny. Napriek tomu Vám však v nasledujúcom texte radi poskytneme všetky informácie týkajúce sa spracúvania Vašich osobných údajov.

    Rozsah spracúvaných osobných údajov
    Ostrá Pošta spracúva osobné údaje svojich Zákazníkov výlučne z dôvodu plnenia zmluvy založenej odoslanou objednávkou Zákazníka a zároveň z dôvodov plnenia zákonných povinností súvisiacich s vedením účtovníctva. V zmysle Nariadenia GDPR je tak poskytnutie spracúvaných osobných údajov požiadávkou potrebnou pre uzavretie a plnenie zmluvy a zároveň aj zákonnou požiadávkou, pričom bez poskytnutia spracúvaných osobných údajov (vyplnenia objednávky) fakticky nie je zmluvu možné uzavrieť.
    Ostrá Pošta tak v súvislosti so svojou činnosťou spracúva osobné údaje Zákazníkov iba v najnevyhnutnejšom rozsahu potrebnom pre poskytnutie svojich služieb, pričom takmer výlučne spracúva iba tie osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné pre potreby poštovej (kuriérskej) prepravy a účtovníctva.
    Ostrá Pošta Zákazníka s výnimkou vybavenia samotnej objednávky, žiadnym spôsobom sama nekontaktuje, neposiela žiadne dodatočné reklamné materiály alebo iné nevyžiadané informácie.

    Keď si Zákazník objedná našu službu brúsenia nožov, je Zákazníkovi posielaná naša špeciálna obálka, a to poštovým kuriérom. Pre potreby doručenia obálky preto Ostrá Pošta a kuriér potrebujú samozrejme poznať Vaše meno a priezvisko a adresu na doručovanie. Táto adresa pritom nemusí byť adresou Vášho trvalého pobytu, ale iba adresou na ktorú si želáte obálku doručiť. Nakoľko sa doručovanie kuriérom oproti obyčajnému poštovému doručovaniu vyznačuje potrebou osobného kontaktu s doručujúcim kuriérom, vyžaduje si formulár kuriérskeho doručenia aj Váš telefonický kontakt a emailovú adresu (kuriér Vám odošle sms, prípadne email informujúci o presnom čase doručovania). Telefonický kontakt a emailovú adresu okrem prepravcu potrebuje poznať aj Ostrá Pošta, a to jednak za účelom posielania elektronickej faktúry a jednak z dôvodu potreby priameho kontaktu pri riešení prípadných komplikácii s opakovaným doručovaním, resp. pri potrebe odstránenia chybne zadaných údajov do objednávkového formulára. Okrem týchto osobných údajov Ostrá Pošta zaznamenáva aj IP adresu zariadenia, z ktorého bola objednávka odoslaná.

    Ako sú osobné údaje uchovávané?
    Ak Zákazník vyplní a odošle objednávku na stránke www.ostraposta.sk, je kópia tejto objednávky uložená v systéme našej franchisovej skupiny, prevádzkovanom a vlastnenom spoločnosťou KNIVBREV AB, Parmvägen 8, 187 53 Täby, Švédske kráľovstvo.

    WordPress
    Internetová stránka Ostrej Pošty je založená na osvedčenej platforme WordPress, ktorá je pravideľne aktualizovaná. Táto internetová stránka je obsluhovaná externou spoločnosťou, ktorej technik k nej má prístup iba za účelom odstraňovania prípadných závad a aktualizovania vzhľadu stránky. Keď Zákazník odošle vyplnenú objednávku, je táto vo WordPress zálohovaná počas doby nevyhnutnej pre splnenie lehôt stanovených legislatívou v oblasti účtovníctva. Po uplynutí týchto zákonnných lehôt sú všetky osobné údaje z tejto platformy vymazané.

    Náš vlastný obchodný systém
    Zákazníkova objednávka a v nej obsiahnuté informácie sú automaticky spracované v našom vlastnom obchodnom systéme, do ktorého majú prístup iba vybraní zamestnanci spoločnosti KNIVBREV AB a IT technici. Tento systém obsahuje zadané informácie o požadovanej frekvencii brúsenia (jednorázové brúsenie alebo brúsenie niekoľkokrát do roka) o objednanom počte chráničov čepelí a o prípadných špeciálnych požiadávkach Zákazníka alebo poznámok v súvislosti s danou objednávkou.
    Typická systémová poznámka vyzerá nasledovne:
    „(123456): Zákazník požaduje dodatočné leštenie a zaslanie druhej objednanej obálky dňa XY.“

    Emailová komunikácia
    Pre emailovú komunikáciu so Zákazníkmi využíva Ostrá Pošta svoje konto zriadené v službe GOOGLE MAIL („Gmail“) prevádzkovanou spoločnosťou GOOGLE, ktorá zároveň spracúva a ochraňuje v nej obsiahnuté údaje. Všetky informácie obdržané prostredníctvom tohto emailového konta sú uchovávané iba po dobu vyžadovanú legislatívou v oblasti účtovníctva. Ostatné komunikácie týkajúce sa napríklad spôsobu brúsenia, sú z konta Ostrej Pošty vymazané po 2 rokoch.

    Cookies
    Ostrá Pošta používa cookies. Dôvodom je potreba priradiť konkrétnu objednávku konkrétnemu Zákazníkovi cez rozličné marketingové kanály, ako napr. Google, Facebook a iné.

    Prístup k spracúvaným osobným údajom
    Osobné údaje spracúvané Ostrou Poštou musia byť uchovávané po dobu vyžadovanú príslušnými orgánmi alebo legislatívou (napríklad zákonom o účtovníctve) a pred uplynutím tejto doby nesmú byť vymazané. V prípade akýchkoľvek otázok nás prosím kontakltujte na info@ostraposta.sk.

    Informačná povinnosť
    V zmysle Nariadenia GDPR Vás týmto radi informujeme o nasledovných skutočnostiach:
    a) Máte právo od Ostrej Pošty požadovať prístup k poskytnutým osobným údajom a požadovať v zmysle platnej legislatívy ich opravu, obmedzenie spracovania alebo vymazanie.

    – „Všetky osobné údaje spracúvané Ostrou Poštou sú a vždy boli za účelom umožnenia ich kontroly automaticky obsiahnuté už v emailovej správe potvrdzujúcej prijatie objednávky.“

    b) Máte právo podať v súvisnosti so spracúvaním Vašich osobných údajov sťažnosť adresovanú dozornému orgánu v zmysle Nariadenia GDPR, resp. Zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov.
    Veríme, že všetky ostatné relevantné informácie boli poskytnuté vo vyššie uvedenom texte.

    Dajte nám vedieť
    Väčšina malých podnikov sa zhoduje v tom, že nové Nariadenie GDPR je v mnohých oblastiach stále veľmi všeobecné a najmä neposkytuje žiadne konkrétne návody alebo predlohy, ktoré by bolo možné nasledovať. Dúfame preto, že ste v tomto texte našli všetko čo Vás v oblasti spracúvania osobných údajov zaujímalo. V prípade ak by ste požadovali akékoľvek dodatočné informácie, dajte nám prosím vedieť prostredníctvom emailovej správy na info@ostraposta.sk

Tu môžete napísať otázku